浅谈当下法院档案工作存在的问题及对策

近年来，随着经济社会的不断发展、广大人民群众日益增长的司法需求，以及人民法院所共同面临的审判执行案件量的逐年攀升，导致了诉讼卷宗档案存储量呈现膨胀式增长。而相应的，人民法院的档案管理工作也面临着更多的挑战。

一、基层法院档案工作存在的问题

(一)档案管理的工作强度逐年增长

近年来，为适应新时代的工作需求，司法档案开始进行数字化管理，档案卷宗也由早期的纸质卷升级为电子卷与纸质卷并存，这就使档案管理的卷宗数量直接增加了一倍。根据2014年出台的《人民法院档案管理办法》第二章第六条，各级人民法院审判业务部门应当在案件办理完毕后三个月内，将全案诉讼文书材料、电子文件、庭审录音录像等移交归档。因特殊情况需要延期归档的，最迟不得超过六个月。但受到案多人少的影响，归档工作往往因业务部门时间、人力的不足形成滞后性，这又增加了档案人员的监督工作强度。同时，随着司法改革以及人民群众法律意识的不断增强，全国各级法院受理案件数量逐年激增，2023年8月7日，最高院最高人民法院发布2023年上半年人民法院司法审判工作主要数据，全国法院新收各类案件1696万件，同比增长11.01%，诉讼案件的高增速使档案管理的工作压力进一步加大。

(二)档案部门的人员配备严重不足

根据《人民法院档案管理办法》(1991年版)中的机构和职责的第五条规定，各级人民法院应当设置与职能任务相适应的档案机构，配备与所承担任务相适应的专职档案干部;第六条规定，各级人民法院档案干部的配备，参照劳动人事部、国家档案局的有关规定，从法院目前的实际情况出发，现以保管档案一万卷(件)设专职档案干部一人为基数。超过部分每超过一万五千卷再增配一人。但由于案多人少、档案专业人才的匮乏，大部分基层法院往往只能配备1-2名专职档案员，无力承担应对日益增长的档案管理工作要求。同时，高新信息技术的飞速发展，要求法院不断创新档案工作方式、方法，对档案创新人才的需求日益迫切。档案专业人员的缺乏，阻碍了其发展，削弱了档案数字化工作优势的发挥。

(三)档案管理的安全性有待提升

一是纸质档案逐年累积，档案保存的难度加大。纸质档案是司法档案系统中的重要组成部分，其记载着重要的信息，同时也有不可替代的证明价值，理应妥善保管。按照相关规定，目前诉讼档案的保管期限分为永久和定期两种。定期分为60年和20年。凡具有长远查考利用价值的，划定为永久保管。随着案件的逐年增长，诉讼卷宗的数量也日益庞大，虽然2014年《人民法院档案管理办法》对诉讼档案的保管期限做了新的规定，如第四章第二十二条，民事诉讼档案的保管期限，应当根据诉讼标的额、当事人身份、案件性质、案件的影响程度和审理程序综合划定，取其中最长的保管期限，但仍无法缓解纸质卷宗的快速增长与有限的人力之间的矛盾。此外，近年来全球环境的恶化，导致极端天气层出不穷，虽然当前各法院的档案库房已经通过各种现代硬件设施确保了“防火防水防盗”的基本要求，但档案部门往往缺少应急预案，演习排练也不到位，当突发性情况出现后，很难及时有效地保护库房中存储的大量档案。

二是电子档案全面推广后，档案的信息安全存在风险。推行司法档案数字化工作以来，网络信息安全成为档案安全的新问题，而目前的档案管理系统外部防范较为薄弱，未在档案管理系统中采取合适措施保护档案的信息安全。

(四)案卷调取的便利性仍需完善

根据2014年发布的《人民法院档案管理办法》第三章第十六条规定，案件当事人持身份证或者其他有效身份证明(当事人是法人的，应持法定代表人身份证明、工商登记证明复印件)，可以查阅诉讼档案正卷有关内容。该法规推行后，各法院设置了专门的调卷窗口和调卷人员，提高了阅卷、调卷的便利性，切实满足了人民群众的司法需求。但由于目前各法院电子卷宗仍未实现信息共享，导致跨区域调卷的调取手续相对繁复，具体流程较为复杂且需要人工提请审查授权，有时会出现调卷时间过长的情况，给调卷人带来不便。

二、针对上述问题的相关建议

档案管理作为司法工作的坚强后盾，是一项非常重要的工作，随着时代的发展，面对新的问题和挑战，档案工作也需与时俱进，化被动为主动，不断完善档案归档、保存、调取等管理流程，从而更好地服务司法审判。

(一)强化组织领导，完善制度保障

2023年全国档案局长馆长会议强调，推进档案事业现代化，必须加强党的领导，坚持和深化依法管档治档，着力推进档案治理体系和治理能力现代化。

为适应新时代的工作需求，档案管理工作应进一步强化组织领导，完善档案管理体制，成立档案管理工作小组，从分管领导、办公室、档案管理部门到全院各部门，层层落实、明确职责，形成“上下一盘棋”的协同配合的档案流转体系。建立和完善档案人员激励机制，调动档案部门的工作积极性，将档案管理质效加入年度考核、重点工作项目等全院工作中，规范通报制度，不定期地对各部门归档数量、质量情况以及超期未还或未办理相关手续等情况在法院公示栏进行全院通报，突出档案工作的重要性，激励广大干警主动做好档案管理的配合工作。

(二)加强队伍建设，提升工作质效

新时代的档案工作对档案人员的专业素养提出了更高的要求，在这样的形势下，更应加强档案管理的队伍建设。

首先是完善档案人员的配置，严格按照档案法律法规规定，调配或招录正式在编档案专业及相关专业人才，促进档案管理队伍的专业性和年轻化，从而更好地完成各项档案工作。上级机关和档案主管部门要严格依法加强对基层法院档案人员配备的监督和指导，推进档案人员配备的合理化和科学化。其次是提升档案队伍的专业技能水平，加强对档案相关人员的业务培训。作为诉讼档案的管理人，档案人员不仅要掌握专业的档案管理知识、相应的法律知识，还要掌握信息技术相关知识，才能确保诉讼档案数字化工作的高效运行。此外，要加强对法官和书记员的相关培训，尤其是要加强对兼职档案员的专业培训，确保卷宗归档工作的准确高效。

由于当下档案专业人员严重匮乏，转变人才观念也迫在眉睫。要重视对基层法院档案人才的培养，制定档案人才发展规划，通过跟班学习、专题培训、实地考察等多种途径切实提升档案人员的综合能力素养，主动向兄弟单位的优秀档案部门联络学习，不断打磨自身的档案管理水平，扎实提升专业素养，建设一支复合型创新型的现代化档案人才队伍。

(三)强化防范措施，筑牢安全防线

加大对档案基础设施建设的投入，建立档案库房安全保卫制度，认真落实防火、防盗、防虫、防鼠、防高温、防潮、防光、防尘等措施，并于每月或每季度进行认真仔细的安全检查，从源头上切断安全隐患。针对自身实际情况制定防火、防洪、防涝等相关应急预案，进行灾害预防和应急能力培训，提高对突发事件的应变和处置能力，确保档案实体、档案数据的安全保管。加强档案管理系统的建设和维护，确保其操作便捷、数据安全;不断完善档案信息的安全措施，加强对档案信息的保护，防止信息泄露。此外，要严格规范调阅卷宗工作，确保诉讼卷宗安全，做好对涉密诉讼卷宗的保密工作，因使用、保管不善造成诉讼卷宗丢失、缺损或审判秘密泄露的，相关经办人员应承担相关责任。

(四)创新工作方法，优化服务品质

人民法院档案室是服务群众的重要窗口，档案查询、调阅、借阅是司法服务的重要环节，档案部门应始终坚持“司法为民”的工作主旨，利用档案数字化的便捷性，围绕便利群众利用司法档案这一工作重心，做好日常案卷查阅、调取服务。

拓宽档案查阅途径，全面推进“现场+互联网+异地”的多种调卷模式，扎实做好跨区域调卷工作，确保档案一站式调取;打通法院与其他部门的信息共享渠道，如与民政部门联合建立婚姻登记信息共享机制;简化外部调卷的手续和流程，改善档案利用服务条件，如提供案卷借阅预约服务、调卷材料免费复印服务等;统筹建设档案开放利用平台，提高裁判文书上网质量，确保上网文书的规范性、正确性、权威性，为人民群众提供更高质量的司法服务。(洪泽法院 丁钰)

责任编辑：赵芹